Gliederung in sieben Kapiteln
1. Ausgangslage und Ziel
Zwei Absätze: Welches Problem stand am Anfang, mit welcher belegten Zahl, und welches Wirkungsziel haben Sie sich gesetzt. Wer hier ausführlich wird, verliert die Leser vor dem Ergebnisteil.
2. Was wir getan haben
Die Leistungen, zählbar. Zahl der Veranstaltungen, geschaffene Plätze, erstellte Materialien, jeweils gegen den Plan. Abweichungen gehören hierher, nicht in eine Fußnote.
3. Wen wir erreicht haben
Zahl und Merkmale der erreichten Personen, verglichen mit der geplanten Zielgruppe. Interessant wird die Differenz: Wer ist gekommen, den Sie nicht geplant hatten, und wer fehlt.
4. Was sich verändert hat
Das Kernkapitel. Pro Indikator: Ausgangswert, Zielwert, Istwert, Datenquelle, Erhebungszeitpunkt. Eine Tabelle liest sich hier besser als Fließtext. Danach zwei bis drei Absätze zur Einordnung.
5. Was wir dem Projekt zurechnen können
Hier trennt sich ein Bericht von einer Selbstdarstellung. Benennen Sie die anderen Faktoren, die zur beobachteten Veränderung beigetragen haben, und sagen Sie, welchen Teil Sie sich zuschreiben. Wo Sie es nicht wissen, schreiben Sie das hin.
6. Was nicht funktioniert hat
Zwei bis drei konkrete Punkte mit Konsequenz. Erfahrene Leser stufen einen Bericht ohne dieses Kapitel als unvollständig ein, weil kein Projekt über drei Jahre ohne Fehlannahme läuft.
7. Wie es weitergeht
Was bleibt nach Projektende bestehen, wer trägt es, mit welchen laufenden Kosten und auf welcher Beschlussgrundlage. Ohne Zahlen ist dieses Kapitel wertlos.
Länge und Form
Acht bis zwölf Seiten reichen für die meisten Projekte, plus Anhang mit Erhebungsinstrumenten und Rohdaten. Die Zusammenfassung auf einer Seite gehört an den Anfang, weil die meisten Leser nur diese eine Seite lesen.
Bilder von Veranstaltungen ersetzen keine Daten. Ein Diagramm mit Ausgangs- und Istwert pro Indikator sagt mehr als zehn Fotos.
Formulierungen, die Vertrauen kosten
- „Das Projekt war ein voller Erfolg.“ Ohne Maßstab bleibt das eine Meinung.
- „Zahlreiche Teilnehmende.“ Nennen Sie die Zahl oder streichen Sie den Satz.
- „Die Sensibilisierung ist gelungen.“ Was tun die Menschen jetzt anders?
- „Aufgrund externer Umstände konnten nicht alle Ziele erreicht werden.“ Nennen Sie die Umstände und die betroffenen Ziele.
Wenn Ziele verfehlt wurden
Ein verfehltes Ziel kostet Sie nichts, ein verschwiegenes schon. Die brauchbare Form: Zielwert, Istwert, Erklärung, Konsequenz. Ein Beispiel: „Geplant waren 240 Haushalte, erreicht wurden 168. Der Zustelldienst startete neun Monate später als geplant, weil die Förderzusage für das Fahrzeug erst im Mai 2028 vorlag. Für 2029 rechnen wir mit 210, weil die Zustellung seit Oktober läuft.“
Diese vier Sätze wiegen mehr als drei Seiten Erfolgsbeschreibung.